Zaal huren voor bedrijfsbijeenkomst: waar hou je rekening mee?
Ben je binnenkort verantwoordelijk voor het organiseren van een inspirerende bijeenkomst? Dan is er tegenwoordig gelukkig veel mogelijk. Zeker in de grote steden zijn genoeg fantastische locaties te vinden. Zaalverhuur rondom Eindhoven en omstreken is wel erg populair, dus het is goed om dit ruim van tevoren te regelen, zodat je zeker weet dat je op de door jullie gewenste datum terecht kan. Toch is het ook dan belangrijk om met enkele belangrijke punten rekening te houden. Maar waar moet je dan aan denken? Hieronder zetten we de belangrijkste aandachtspunten kort op een rij.
De capaciteit van de zaal
Hoeveel mensen zullen er uitgenodigd worden voor de bijeenkomst? Het is belangrijk om te beginnen met het aantal mensen dat je in de zaal wilt ontvangen. Heel belangrijk, want de meeste zalen kunnen maar een maximum aantal mensen aan. Ook met betrekking tot de veiligheid is dit van belang. Soms lijkt het alsof er wel meer mensen naar binnen kunnen, maar is dit vanwege veiligheidsredenen niet toegestaan. Weet dus hoeveel mensen er maximaal uitgenodigd zullen worden en vergelijk dit met de capaciteit van de zaal. Kies liever voor een iets grotere zaal dan eentje die nét bij het aantal genodigden past. Zo weet je zeker dat er eventueel nog wat extra ruimte beschikbaar is en het voelt ook direct een stuk prettiger.
Het doel van de bijeenkomst
Wat is precies het doel van de bijeenkomst? Zal het een zeer formele- of juist een informele setting zijn? Het is belangrijk om hier rekening mee te houden voordat je de zaal huurt. Zo weet je immers ook waar hij aan moet voldoen. Als de bijeenkomst bijvoorbeeld slechts kort duurt, is enkel voldoende ruimte en een aantal technische faciliteiten voldoende. Gaat het echter om een langere bijeenkomst die zeker wel een dag zal duren? Dan wil je wellicht ook catering regelen.
Meestal kan catering vanuit de zaalverhuurder geregeld worden. Maar ga er niet klakkeloos vanuit dat dit mogelijk is of dat zij exact aan de wensen kunnen voldoen. In veel gevallen is het bijvoorbeeld noodzakelijk om catering van buitenaf te regelen. Je zou hier eventueel extra rekening mee kunnen houden bij het bepalen van de juiste locatie.
Neem er voldoende tijd voor
Wees je ervan bewust dat het echt heel veel tijd en aandacht kost om de juiste locatie te vinden. Denk dan ook zeker niet dat je dit binnen enkele dagen kunt regelen. Het is een flinke klus en je zult hoogstwaarschijnlijk ook meerdere locaties moeten bekijken. Wacht dus zeker niet te lang af. Weet je dus dat er een bijeenkomst gaat komen en ook al ongeveer wanneer? Begin op dat moment dan al direct met rondbellen. Voordat alles echt geregeld is, ben je soms echt al weken tot maanden verder. Wacht daarom niet te lang, zodat je nog volop keus hebt. Anders moet je wellicht genoegen nemen met keuzes die minder in de smaak vallen.
